Nous sommes conscients que ce n’est pas en adoptant uniquement ces 5 logiciels que vous allez soudain exploser tous les scores en terme de productivité.

Les conditions et l’ambiance au travail jouent également un rôle important dans le gain de productivité. Cependant, ce n’est pas le sujet de cet article aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les logiciels qui aident à atteindre cet objectif.

Parfois, il suffit juste de s’entourer des bons outils pour gagner en productivité au travail. Surtout que nous avons cette chance d’évoluer dans une ère digitale qui nous offre une multitude de solutions bon marché et très accessible. Pour vous aiguiller, nous avons sélectionné 5 outils qui à notre sens sont complémentaires et facilitent réellement le quotidien des collaborateurs.

1# Slack

Créé par le co founder de Flickr, Slack est un véritable outil de collaboration en temps réel qui fonctionne au travers de groupes de travail. Chaque service peut alors créer sa propre conversation et inviter les personnes seulement concernées par les sujets dédiés à ce channel. Outre les services, lorsque certaines personnes sont ammenées à collaborer ensemble sur un projet, elles peuvent à leur tour créer un channel et inviter d’autres personnes externes au service, voir à l’entreprise. L’objectif est de garder des petites conversations et dès que les sujets se dispersent (exemple : #lunch), recréer un autre channel. Ce système permet de rester concentré sur les sujets en cours et de les partager aux personnes concernées seulement. Très pratique me diriez-vous, mais ce ne sont pas ses seuls avantages ! L’application permet également l’échange de documents divers (images, PowerPoints, vidéos…) et est compatible avec Mac, PC, iOS et Android. Suivez en direct les conversations de vos collègues grâce à sa version smartphone ! Vous avez également la possiblité d’intégrer Slack avec d’autres applications telles que : Twitter, Drive…  

La promesse de Slack : simplifier la vie des utilisateurs, rendre leur travail plus productif et agréable. 

  L’éditeur a réalisé une vidéo qui détaille toutes les fonctionnalités que nous venons de vous présenter. Bien évidement Slack n’est pas le seul sur son marché… Et son principal adversaire se nomme HipChat. Pour vous faire votre propre avis, découvrez l’article de Journal du Net qui compare ces deux éditeurs :  

2# Todoist

Vous l’aurez peut-être remarqué nous ne sommes pas très papier chez Touch & Sell… On privilégie les supports digitaux car nous sommes sûr de ne pas les perdre (enfin, presque !). On a tous au moins une fois noté sur un bout de papier ou de post-it une idée, une tâche qu’on aura oubliée puisque ce fameux bout de papier aura disparu… Pour y remédier et mieux s’organiser, il y a Todoist ! Comme son nom l’indique cet outil est semblable à une To-do-list mais en un peu plus élaboré. Grâce à cette application dont le design est très minimaliste, vous avez la possibilité d’organiser vos tâches grâce à un code couleur qui permet de différencier vos projets en cours ou à venir. La vue « 7 jours » classe vos tâches selon leur ordre d’échéance, mais vous pouvez également classer vos tâches par projet si vous préférez. Si vous êtes un maniaque de l’organisation, le choix de créer des sous-tâches et des sous-projets vous plaira alors ! En les priorisant avec un code couleur et des étiquettes bien sûr pour le côté fun. Et si vous vous posez la question, oui vous pouvez ajouter des notes aux tâches, télécharger des fichiers, ajouter des rappels (via emails ou SMS), utiliser des modèles de projets etc.

Toujours envie de garder votre petit bloc note ?

3# Trello

Outil de travail collaboratif, Trello est présenté sous la forme d’un tableau de bord sur lequel vous pouvez épingler des “post-its” rangés dans des listes dédiées. Il existe plusieurs options : trier, filtrer, classer, un mode collaboratif… Tous les boards peuvent être privés, partagés ou publics et consultables sur le web, Android, iOS et Windows. Ce qui vous rend plus productif, ce sont : la centralisation de vos projets au sein d’un seul et même outil, une gestion de projets facilité, visibles à distance et n’importe où par vos collaborateurs. L’arrière plan, l’emoji, les listes, l’emplacement des post-its sont personnalisables, ce qui vous permet de customizer l’outil à vos couleurs. Vous avez également la possiblité d’ajouter des stickers sur les différentes cartes afin d’augmenter la visibilité de vos tâches. Très intuitive et simple d’utilisation, l’application vous permet en un clic d’ajouter de nouvelles cartes à votre tableau ( Add a card ), les changer de place grâce au cliquer-déposer ou ajouter des notes, des documents et identifier des collaborateurs au projet en cours.

Un outil idéal pour le suivi de grands projets de travail !

 

4# Lastpass ou Dashlane

La sécurité avant tout ! Actuellement, nous devons mémoriser un grand nombre de mots de passe plus ou moins complexes (quand ce n’est pas le prénom de notre chien ou une date de naissance…) que ce soit dans le cadre du travail ou à vocation personnelle (Facebook ?). Pour y remédier et être sûr de ne pas se retrouver bloquer devant une demande d’identification il existe deux logiciels, Lastpass et Dashlane, qui vous proposent de stocker tous vos mots de passe (un truc en moins à penser) en lieu sûr ! Ces solutions gratuites vous serves de coffre fort. LastPass est davantage tourné grand public : une installation rapide (Windows, OS X, Linux et les différents OS mobiles) et des fonctions additionnelles telles que le stockage de notes et de données personnelles à destination de formulaires web. Dahslane est quant à lui un logiciel facile à prendre en main qui s’intègre très bien aux navigateurs internet. Ce logiciel dispose des mêmes extensions et de la même interopérabilité, mais a la particularité d’avoir une interface mieux conçue (point de vue personnel) et plus ergonomique. Des alertes vous indiquent les mots de passe faibles ou utilisés sur plusieurs sites internet. En ce qui concerne ses fonctions additionnelles, vous avez la possibilité d’enregistrer votre numéro de carte bancaire, mémoriser vos données personnes pour les formulaires internet ainsi que partager votre sécurité de mots de passe.

C’est à vous de choisir !

5# Evernote

Organiser ses collectes d’informations… pas évident. Et pourtant, Evernote a été créé pour ça ! Utilisez l’outil pour ne rien oublier.

Grâce à ce logiciel (en ligne ou téléchargeable sur smartphone, tablette et ordinateur), vous listez vos tâches et les paramétrez, rassemblez du contenu autour d’une note rédigée. Une ressemblance avec Todoist ? Certes, cependant Evernote n’est pas utilisé pour planifier vos tâches mais comme une “caverne d’alibaba” où toutes vos recherches y sont répertoriées. Vous n’avez plus à réfléchir où vous avez pu ranger tel ou tel document ou sur quel site vous avez trouvé telle ressource puisque ils sont classés dans Evernote. Et cela, n’importe où vous soyez ! Il vous suffit de capturer une note une fois pour qu’elle soit disponible instantanément sur tous vos appareil.

Cet outil s’adresse à ceux qui font beaucoup de recherches internet, de veille, brainstorming, etc, et qui ont ce besoin de rassembler toute cette multiplication de contenus (textes, images, documents, pages internet, croquis…), dans un seul endroit.

Vous avez la possibilité de retrouver vos notes à l’aide de la “recherche de mots clés”. Et comme on aime le collaboratif, Evernote propose de partager vos documents avec vos collègues à l’aide d’un “carnet” de notes de groupe.

Enfin les petits plus qu’on apprécie : transformer des pages web en notes, créer des notes à partir d’un mail, intégrer Evernote à votre Gmail, des raccourcis clavier, scanner puis ranger vos documents, créer des liens entre plusieurs notes, créer des sous-étiquettes, et plein d’autres encore…

N’oubliez pas qu’une bonne organisation interne, dont la communication est un véritable levier qui agie sur la performance. L’efficacité de vos collaborateurs est influencée en majeur partie par la façon dont vous coordonez les échanges entre vos collaborateurs, les moyens que vous mettez à leur disposition et les process internes. A ne pas négliger !